Etika Menggunakan E-Mail

E- Mail atau Electronic Mail merupakan salah satu sarana komunikasi .

Berikut Etika dalam menggunakan E-Mail 

• Tetaplah sopan, jangan “urakan“.

Rekan-rekan kerja anda bisa saja menggunakan singkatan-singkatan yang umum digunakan dalam email, namun saat berkomunikasi dengan pelanggan luar, setiap orang harus mengikuti aturan penulisan standar. Pesan email anda mencerminkan anda dan perusahaan/lembaga anda, jadi aturan “tradisional” dalam hal ejaan, tata bahasa maupun tanda baca tetaplah berlaku.

• Tulis pesan secara singkat, langsung pada inti permasalahan.
  Karena anda menggunakan penulisan yang sesuai dengan tata bahasa, maka bukan berarti pesan yang anda tulis haruslah menjadi panjang. Tidak ada yang lebih “menyiksa” selain menelusuri suatu pesan email yang dua kali lebih panjang daripada yang sebenarnya diperlukan. Konsentrasikan pada satu subjek untuk setiap pesan bilamana memungkinkan.

• Pergunakan huruf besar pada awal kalimat saja (Sentence case). MENGGUNAKAN HURUF BESAR SEMUA SEPERTI INI AKAN TERLIHAT SEPERTI ANDA SEDANG BERTERIAK. menggunakan huruf kecil semua seperti ini memberi kesan anda malas. Untuk memberi penekanan, pergunakan asterisk (*) atau dengan mencetak tebal (Bold) pada satu atau beberapa kata penting. Janganlah – untuk alasan apapun – menggunakan berbagai macam warna dan gambar yang tercantum di dalam pesan anda karena tidak setiap orang menggunakan program email yang dapat menampilkannya.

• Pergunakan blind copy dan courtesy copy dengan tepat. Jangan gunakan blind courtesy copy (BCC) untuk mencegah orang-orang mengetahui kepada siapa saja anda mengirimkan salinannya; dan akan lebih menunjukkan rasa percaya diri, jika anda secara langsung memberikan courtesy copy (CC) kepada setiap orang yang menerima salinannya. Pergunakan BCC, walau bagaimanapun, saat mengirimkan ke suatu daftar distribusi yang besar, sehingga para penerima email tidak perlu melihat daftar nama yang panjang. Hati-hati saat menggunakan CC; penggunaan yang berlebihan akan memenuhi inboxs etiap penerima. Berikan salinan hanya kepada orang yang secara langsung terlibat.

• Jangan gunakan email sebagai alasan untuk menhindari kontak personal. Jangan lupakan nilai dari sebuah tatap muka atau bahkan komunikasi suara. Komunikasi lewat email tidaklah tepat saat mengirimkan pesan-pesan yang membingungkan atau “bernada” emosi. Pikirkan saat-saat dimana anda mendengar seseorang di kantor berkata dengan nada yang kurang menyenangkan, “Kan, saya sudah mengirim anda email”. Jika anda memiliki masalah dengan seseorang, bicarakan dengan orang tersebut secara langsung. Jangan gunakan email untuk menghindari situasi yang kurang menyenangkan atau untuk menutupi sebuah kesalahan.

• Ingatlah bahwa email kurang terjaga privasinya. Saya beberapa kali melihat seseorang dipecat dari perusahaan karena menyalahgunakan email. Email kantor saat ini dipandang sebagai milik dari perusahaan, dan bisa diambil, diperiksa dan dipergunakan (sebagai barang bukti) di pengadilan. Kecuali jika anda menggunakan perangkat enkripsi (entah perangkat keras atau perangkat lunak), anda harus beranggapan bahwa pengiriman email di internet tidaklah (selalu) aman. Jangan cantumkan di email, pesan yang tidak akan anda cantumkan di kartu pos. Ingatlah bahwa email dapat diteruskan, jadi para penerima yang tidak diinginkan, dapat melihat apa yang anda ketikkan. Anda bisa juga secara tidak sengaja salah mengirimkannya, jadi selalu jaga isinya untuk tetap profesional untuk menghindari hal-hal yang mempermalukan anda.

• Lakukan pengiriman email secara sekaligus ke sekelompok penerima (group email) pada saat tertentu saja.  Kirimkan email ke sekelompok orang hanya jika itu berguna bagi setiap penerima. Gunakan tombol “Balas semua” (Reply All) hanya jika membutuhkan suatu hasil yang memerlukan masukan dari orang banyak, dan hanya jika ada sesuatu yang anda ingin tambahkan. Para penerima email akan merasa terganggu jika membuka suatu email dan cuma terisi pesan “Aku juga!”.

• Gunakan baris Subject untuk menunjukkan isi dan maksud.Jangan hanya mengatakan “Hai!” atau “Dari Laura.” Sepakati bersama untuk menggunakan singkatan-singkatan yang secara cepat menunjukkan tindakan yang diperlukan. Sebagai contoh, tim anda dapat menggunakan <AR> atau berarti “Action Required” (Segera Ditangani), atau <MSR> untuk Monthly Status Report (Laporan Status Bulanan). Merupakan suatu praktek yang bagus untuk mengikutsertakan kata “Long” (Panjang) pada baris Subject – jika diperlukan – sehingga para penerima pesan mengetahui bahwa email tersebut akan cukup memakan banyak waktu untuk membacanya.

• Jangan mengirim pesan berantai, peringatan virus atau email “sampah”.
  Selalu periksa situs antivirus yang terpercaya atau bagian IT dari perusahaan anda sebelum mengirimkan suatu peringatan virus. Jika anda berulangkali menerima email candaan dari teman yang mengganggu anda, berterus-teranglah dan mintalah nama anda untuk dihilangkan dari daftar kirimannya. Arahkan email yang bersifat pribadi ke akun email personal anda

• Ingatlah bahwa nada bicara anda tidak “terdengar” di email.  Pernahkan anda menginformasikan sesuatu yang bersifat kasar, namun penerima email keliru menanggapinya? Komunikasi lewat email tidak dapat menghantarkan nuansa komunikasi verbal. Dalam upaya menambahkan “nada bicara”, beberapa orang menggunakan emoticon, namun pergunakan sesekali saja sehingga anda tidak terkesan kurang profesional. Selain itu, janganlah beranggapan bahwa menggunakan smiley akan “mencairkan” pesan yang susah dipahami.

• Gunakan tanda tangan (signature) yang mencantumkan informasi kontak.
  Untuk memastikan bahwa orang-orang mengetahui siapa anda, cantumkantanda tangan yang memiliki informasi kontak, termasuk alamat email tersebut, alamat situs dan nomor telepon anda.

• Buatlah ringkasan untuk diskusi yang panjang. Menggulung layar berlembar-lembar ke bawah pada setiap balasan untuk memahami suatu diskusi adalah cukup tidak mengenakkan. Daripada melanjutkan untuk meneruskan setiap balasan pesan, sisihkan sedikit waktu untuk meringkasnya bagi pembaca pesan anda. Anda bahkan dapat menyoroti atau mengutip beberapa teks, lalu memasukkan respon anda.
  Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
• Jika anda meneruskan atau mengirimkan kembali suatu pesan yang anda terima (secara langsung), jangan ubah kata-katanya.
• Jika anda hendak mengirimkan kembali suatu pesan yang diperoleh secara pribadi ke sebuah grup/kelompok, mintalah ijin kepada pengirim pesan tersebut terlebih dahulu.
• Berikan atribut yang sesuai.

• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik 
  
  Gunakan saran-saran ini sebagai titik awal untuk menciptakan aturan-aturan etika penggunaan email yang akan membantu tim anda tetap efisien dan profesional.